Beint í efni
dk viðskiptahugbúnaður

Fyrstu skrefin í dk

Starfsfólk dk hugbúnaðar býður þig velkominn í vaxandi hóp notenda dk viðskiptahugbúnaðar og vonar að dk eigi eftir að reynast þér vel.


dk býður upp á mikið af leiðbeiningar- og hjálparefni sem aðstoðar nýja notendur og reglulega er boðið upp á námskeið í hinum ýmsu kerfiseiningum dk.


Hér fyrir neðan má skoða efni sem lýsir í stuttu máli fyrstu skrefunum í dk.

Innskráning í dk

Innskráning í dk

Fyrirtæki sem eru í hýsingu hjá dk, setja aðganginn upp samkvæmt leiðbeiningum. Eftir uppsetningu skráir notandi sig inn í kerfishýsingu til að nota kerfið.

Til að ræsa dk viðskiptahugbúnað þarf að skrá sig inn með notendanafni og lykilorði ef við á.

Þegar notandi hefur skráð sig inn í kerfið, birtist fyrirtækið og valmyndin sem honum er ætlað að nota.

Þeir sem hafa aðgang að mörgum fyrirtækjum geta skipt um fyrirtæki með því að fara í Grunnur/Opna fyrirtæki í tækjastiku kerfis.

Umhverfi dk

Útlit og notkun

Um leið og notendaupplýsingar hafa verið skráðar inn opnast dk umhverfið. 

Notandi hefur möguleika á að aðlaga útlit kerfisins að sínum þörfum, t.d. að breyta bakgrunnslit, hvort gluggar opnist sem fastir flipar, eða fljótandi gluggar, mismunandi staðsetningu aðalvalmyndar, ásamt fleiri möguleikum.

Allar þessar stillingar eru aðgengilegar undir Grunnur/Útlit

Aðalvalmynd

Notandastillingar

Aðalvalmynd dk er föst hliðarstika, en val er um að hafa valmyndina staðsetta vinstra eða hægra megin, en hver notandi hefur val um hvoru megin valmyndin er staðsett í sínu kerfi. 

Í vinstri hluta kerfis birtast þær einingar sem notandi hefur í sínu leyfi, en hægri hlutinn inniheldur þá kerfishluta sem fylgja viðkomandi einingu.

Tækjastika

Helstu flýtileiðir

Tækjastikan er öflugt og notendavænt tól fyrir notendur því hún inniheldur allar helstu flýtiaðgerðir fyrir það kerfi/töflu sem verið er að vinna með hverju sinni.

Þannig breytist hluti af tækjastikunni í hvert skipti sem nýr gluggi eða tafla í dk verður virkur og sýnir þannig helstu flýtilykla viðkomandi kerfis. 

Hver notandi hefur valmöguleika um hvernig tækjastikan birtist, hvort hún sé breið eða mjó, birtist einnig á undirgluggum eða ekki, en eins og með aðalvalmyndina er þetta stillt undir Grunnur/Útlit.

Fyrirtæki í dk

Almennt um fyrirtæki í dk

Þegar notandi opnar dk í fyrsta skipti er búið að stofna fyrirtæki fyrir hann til að vinna í.  Þá eru þar uppsettir bókhaldslyklar og einföldustu tengingar við skuldunauta, lánardrottna og birgðir.  Þetta dugar til að hægt sé að færa bókhald.

Þegar fyrirtæki er stofnað í dk er valið úr nokkrum mismunandi bókhaldslyklum sem falla að mismunandi starfsemi.  Má þar nefna almennt þjónustufyrirtæki sem er langalgengasti lykillinn. 

Notandi stofnar svo skuldunauta, lánardrottna, vörur o.þ.h. Einnig þarf að setja upp sölukerfi eigi að nota það.  Hér á eftir er farið í helstu kerfiseiningar og sýndar aðferðir til að stofna, breyta og eyða færslum.

Kerfiseiningar

Kerfiseiningar í dk

dk Viðskiptahugbúnaður býður upp á fjölmargar kerfiseiningar allt eftir þörfum hvers og eins fyrirtækis.

Hér er farið yfir helstu kerfiseiningar dk og hvernig þær eru teknar í notkun.

Fjárhagur

Dagbókarskráning

Í Fjárhag er meðal annars hægt að nálgast skráningu í dagbók, rafræn virðisaukaskattskil, ársreikning ásamt hinum ýmsu skýrslum og uppflettingum. Þungamiðja fjárhagskerfisins eru hins vegar bókhaldslyklar fjárhags.

Með bókhaldslyklunum er haldið utan um allar fjárhagshreyfingar fyrirtækis. Mikilvægt er að vanda við uppbyggingu bókhaldslykilsins þegar í upphafi og skipuleggja hann vel til að auðvelt sé að lesa út úr honum upplýsingar.

Bókhaldslyklar

Bókhaldslyklar koma uppsettir í kerfinu

Þegar bókhaldslyklar eru stofnaðir þá eru nokkur atriði sem hafa ber í huga:

  • Númeraröð ræður því hvernig bókhaldslyklar raðast upp í skjámyndum og skýrslum. Númerin eru því notuð til að raða lyklunum saman og flokka þá upp.
  • Fyrirtæki stækka oft með tímanum og ýmislegt breytist. Til að hægt sé að takast á við breytta þörf í uppbyggingu bókhaldslykilsins þarf að skilja eftir sömu rými í lyklinum. Þetta er best gert með því að láta lykilinn enda alltaf á sömu tölu, t.d. núlli og hafa jafnt númerabil milli þeirra t.d. 10 (dæmi tekjulyklar gætu númerast 1010, 1020, 1030 o.s.frv.). Jafnframt getur verið gott að skilja eftir meira rými milli kafla (sundurliðunarkafla)
  • Bókhaldslyklar flokkast annars vegar í rekstrarlykla og hins vegar í efnahagslykla. Rekstrarlyklar flokkast síðan í „rekstrartekjur, rekstrargjöld, fjármagnsliði, og aðra rekstrarliði“. Efnahagslyklar flokkast í „eignir, fastafjármuni, veltufjármuni, skuldir og eigið fé, langtímaskuldir og skammtímaskuldir“.
  • Til að stofna nýjan bókhaldslykil eða breyta bókhaldslykli veljum við frá aðalvalmynd fjárhags „Bókhaldslyklar“. Þá er hægt að ýta á INS ný takkann ef stofna á nýjan bókhaldslykil. Flipaskjámynd bókhaldslykils inniheldur alltaf þrjá flipa, Almennt, Samtölur og Skýrslur. Fleiri flipar geta verið t.d. ef notandi er með víddir eða gjaldmiðla í sínu dk leyfi.
  • Hægt að afrita bókhaldslykil sem til er fyrir með því að velja það úr F5 valmynd eða nota flýtileiðina ALT+INSERT. Þá er best að finna bókhaldslykil sem er svipað uppsettur og sá bókhaldslykill sem þarf að stofna, og þá haldast allar stillingar réttar, einungis ætti að þurfa að breyta númeri og lýsingu bókhaldslykils. Ef verið er að breyta færslu er ýtt á Enter takka á viðkomandi bókhaldslykli.

Skuldunautar - Viðskiptamenn

Reglubundnir viðskiptamenn

Í skuldunautakerfinu er haldið utan um skuldunauta fyrirtækis. Einingin inniheldur hinar ýmsu skýrslur og uppflettingar ásamt  afstemmingum, dráttarvaxtaútreikningi og reikningsyfirlitum.  Skuldunautakerfið veitir góða yfirsýn yfir útistandandi skuldir, hvaða viðskipti hafa átt sér stað og greiðslusögu.

Undir Skuldunautar – Uppsetning er hægt að viðhalda töflum sem tengjast skuldunautum.  Gott er fyrir notendur að fara yfir töflurnar, stofna þær aðgerðir sem notandi þarfnast,  ásamt því að fara yfir uppsettar töflur svo sem bókunarflokka, því sú tafla segir til um á hvaða bókhaldslykla færslur sem verða til í skuldunautakerfinu bókast á.

Að stofna nýjan skuldunaut er gert með [INS ný] takkanum á skjánum eða nota INSERT takkann á lyklaborðinu. Þá birtist skjámynd sem inniheldur a.m.k 4 flipa, Almennt, Sala Greiðslur, Sendingarmátar.

Eftirfarandi atriði þarf að skrá fyrir hvern skuldunaut:

  • Númer – einkvænt númer, oftast sama og kennitala en án bandstriks
  • Nafn – Heiti skuldunauts
  • Kennitala – kemur sjálfkrafa inn ef númerið er kennitala
  • Bókunarflokkur – Tengir skuldunaut við fjárhag.
  • Aðrar upplýsingar s.s. flokkur, merking, sími, netfang, afsláttur, greiðsluskilmálar er frjálst að skrá inn og í sumum tilfellum skráir kerfið sjálft inn sjálfgefið gildi.

Hægt er að stofna skuldunauta út frá Excel innlestri, en þjónustudeild dk veitir frekar upplýsingar og aðstoð varðandi slíkan innlestur.

Lánardrottnar

Skrá reikninga

Í lánardrottnakerfinu er fylgst með viðskiptum við lánardrottna fyrirtækisins.

Hægt er að skrá inn reikninga , greiða reikninga, afstemmingu ásamt margs konar uppflettingum og skýrslum.
Undir lánardrottnar/Uppsetning er hægt að viðhalda töflum sem tengjast lánardrottnum.

Þessar töflur koma uppsettar með dk, en þó er nauðsynlegt fyrir alla notendur að skoða þær og athuga hvort uppsetning á þeim henti þörfum þeirra.
Að stofna nýjan lánardrottinn er gert með [INS ný] takkanum á skjánum eða nota INSERT takkann á lyklaborðinu.

Eftirfarandi atriði þarf að skrá fyrir hvern lánardrottinn:

  • Númer – einkvænt númer, oftast sama og kennitala en án bandstriks
  • Nafn – Heiti lánardrottins
  • Kennitala – kemur sjálfkrafa inn ef númerið er kennitala
  • Bókunarflokkur – Tengir skuldunaut við fjárhag.
  • Aðrar upplýsingar s.s. flokkur, merking, sími, netfang, vsk. númer, greiðsluskilmálar er frjálst að skrá inn og í sumum tilfellum skráir kerfið sjálft inn sjálfgefið gildi.

Hægt er að stofna lánardrottna út frá Excel innlestri, en þjónustudeild dk veitir frekar upplýsingar og aðstoð varðandi slíkan innlestur.

Birgðakerfi

Vörur & þjónusta

Birgðakerfið heldur utan um allar vörur og þjónustu sem seldar eru í fyrirtækinu.  Einnig er þar að finna birgðaskráningu, verðbreytingavinnslur ásamt uppflettingum og skýrslum.

Undir Birgðir/Uppsetning er hægt að viðhalda töflum sem tengjast birgðakerfinu. Sumar töflurnar koma uppsettar, t.d. einingar, en aðrar koma tómar, s.s. vöruflokkar, en þar er hægt að stofna flokka sem hægt er að sundurliða vörurnar í.  Gott er fyrir notendur að fara yfir töflurnar, stofna þær aðgerðir sem notandi þarfnast, ásamt því að fara yfir uppsettar töflur svo sem bókunarflokka, því sú tafla segir til um á hvaða bókhaldslykla færslur sem verða til í birgðakerfinu bókast á. 

Að stofna nýja vöru er gert með [INS ný] takkanum á skjánum eða nota INSERT takkann á lyklaborðinu. Þá birtist skjámynd sem inniheldur a.m.k. 4 flipa, Almennt, Sala, Innkaup, Verð.

Eftirfarandi atriði þarf að skrá fyrir hverja vöru:

  • Vörunúmer – Skrá má allt að 20 stafa langt vörunúmer, en það má vera blanda af tölustöfum og bókstöfum.
  • Vörulýsing – Hér er skráð grunnlýsing vörunnar, allt af 40 stafir.
  • Tegund vöru – dk getur unnið með ýmsar tegundar af vörum, svo sem lagervara, þjónusta, vinna, tæki, uppskrift, hótelgisting, gistináttagjaldog leiga. Það er talsverður eðlismunur á þessum vörutegundum en það kemur til út af þeim fjölda eininga sem dk býður upp á.
  • VSK flokkar – á flipanum „Sala“ þarf að skrá virðisaukaskattsflokk sem kerfið notar við vörusölu og á flipanum „Innkaup“ þarf að skrá virðisaukaskattsflokk sem kerfið notar við vöruinnkaup.
  • Bókunarflokkur – Á flipanum „Sala“ þarf að skrá bókunarflokk sem kerfið notar við flutning á sölu yfir í fjárhag og á flipanum „Innkaup“ þarf að skrá bókunarflokk sem kerfið notar við flutning á vöruinnkaupum yfir í fjárhag.  Mjög mikilvægt er að fara yfir þessa bókunarflokka undir „Uppsetning“ upp á að réttir bókhaldslyklar séu valdir.
  • Aðrar upplýsingar s.s. einingakóði, vöruflokkur, birgðamódel, afslættir o.fl. er frjálst að skrá inn og í sumum tilfellum skráir kerfið sjálft inn sjálfgefið gildi.
  • Á flipanum „Verð“ eru settar inn upplýsingar um verð vörunnar og verðútreikning.  Hægt er að hafa allt að 3 útsöluverð en það er virkjað undir „Almennar stillingar“.

Hægt er að nota ALT+INSERT til að afrita vörunúmer sem til er fyrir.

Hægt er að stofna vörur út frá Excel innlestri, en þjónustudeild dk veitir frekar upplýsingar og aðstoð varðandi slíkan innlestur.

Launakerfi

Launþegar fyrirtækis

Launakerfið heldur utan um launþega félagsins ásamt launaútreikningi og möguleikanum að senda rafrænar skilagreinar.

Undir Laun/Uppsetning er hægt að viðhalda töflum sem tengjast launakerfinu.

Sumar töflurnar koma uppsettar, t.d. grunntöflur fyrir stéttarfélög og lífeyrissjóð, banka o.fl. Gott er fyrir notendur að fara yfir töflurnar, stofna þær aðgerðir sem notandi þarfnast, ásamt því að fara yfir uppsettar töflur svo sem launaár, staðgreiðsluforsendur og rafræna innheimtuaðila. Einnig er alltaf mælt með að fara yfir þá möguleika sem er að finna undir „Almennar Stillingar“

Launaálfur fyrir uppsetningu

Til að stofna launþega er nú hægt að nýta sér “Launaálfinn”, með því að smella á CTRL+INSERT eða smella á “stofna launþega” í tækjastikunni. Þá opnast gluggi þar sem farið er yfir öll helstu atriði sem skrá þarf inn til að stofna launþega.

Álfurinn býður upp á að fara strax í að stofna annan launþega eða hætta. Við nýskráningu er ekki þörf á að setja inn allar upplýsingar inn í launaálfinn, það er hægt að bæta við eftirá. Í álfinum er einnig hægt að breyta skráningu á launþega sem þegar var búið að stofna.

Áfram verður hægt að stofna launþega með [INS ný] takkanum á skjánum eða nota INSERT takkann á lyklaborðinu eins og hefur verið, en þá birtist launaálfurinn ekki.

Verkbókhaldskerfi

Tíma og kostnaðarskráning starfsmanna

Í verkbókhaldskerfinu er hægt að stofna verk, halda utan um tíma- og kostnaðarskráningar starfsmanna, fletta upp verkhreyfingum og hinum ýmsu tegundum af skýrslum ásamt því að útbúa verkreikninga.

Undir Verk – Uppsetning er hægt að viðhalda töflum sem tengjast Verkkerfinu. Langflestar töflurnar koma tómar, s.s. verkflokkar, verkþættir, verkliðir, verktaxtar o.fl., en þar geta notendur stofnað hina ýmsu þætti/taxta sem nýtast í verkerfinu.

Gott er fyrir notendur að fara yfir töflurnar, stofna þær aðgerðir sem notandi þarfnast, ásamt því að fara yfir uppsettar töflur svo sem bókunarflokka, því sú tafla segir til um á hvaða bókhaldslykla færslur sem verða til bókast á í fjárhagnum.

Stofna nýtt verk

Að stofna nýtt verk er gert með [INS ný] takkanum á skjánum eða nota INSERT takkann á lyklaborðinu.

Eftirfarandi atriði þarf að skrá fyrir hvert verk:

  • Númer – Skrá má allt að 12 stafa langt vörunúmer, en það má vera blanda af tölustöfum og bókstöfum. Einnig er hægt að láta kerfið stofna sjálfkrafa verknúmer.
  • Verkheiti – Hér er skráð heiti verksins.
  • Greiðandi – Sá sem greiðir fyrir verkið er skilgreindur hér og þarf að vera til sem skuldunautur.
  • Tegund verks – dk getur unnið með 4 tegundar af verki, svo sem reikningsverk, innanhúsverk, þjónustuverkeða tilboðsverk.
  • Staða verks – Verk getur verið Ekki hafið, Í vinnslu, í bið, Lokiðeða tilbúið.
  • Útskuldunarmáti – Hér þarf að velja hvort reikningagerð sé mánaðarlegaeða óreglulega, við verklok, óútskuldað eða í ábyrgð.
  • Aðrar upplýsingar s.s. verkflokkur, verkþáttur, tengiliður, afsláttur o.fl. er frjálst að skrá inn og í sumum tilfellum skráir kerfið sjálft inn sjálfgefið gildi.


Reikningagerð

Á flipanum Reikningagerð eru settar inn forsendur fyrir það hvernig upplýsingar safnast saman á reikningi þegar hann er gerður.

Hægt er að nota ALT+INSERT til að afrita verk sem til er fyrir.

Sölukerfi

Reikningagerð

Sölureikningar eru gerðir í sölukerfinu. Grunnurinn fyrir sölukerfið er að búið sé að stofna skuldunauta og vörur. Staðlað reikningsútlit kemur á sölureikninga en hægt er að aðlaga það að þörfum notanda, t.d. að setja inn logo o.fl. og aðstoðar þjónustudeild dk með slíkar breytingar. Við mælum með að fara yfir „Almennar Stillingar“ til að fara yfir þá valkosti og stillingar sem í boði eru fyrir sölukerfið.

Nýr sölureikningur

Til að búa til sölureikning er smellt á „Sölureikningur“ og þá opnast tómur sölureikningur, valinn er skuldunautur og þá birtast upplýsingar út frá skuldunautaspjaldi sem settar hafa verið þar inn, s.s. heimilisfang, kennitala, greiðslumáti og eindagi myndast út frá greiðsluskilmálum. Velja þarf sölumann, en einnig er hægt að stilla það á notanda að sölumaður komi sjálfkrafa. Í flipanum „Textar“ er hægt að skrifa inn í skýringartexta 1 og/eða 2 og þá birtist sá texti á reikningnum.

Svo er vörunúmer valið og þá myndast lína með vörunúmeri og lýsingu, verð kemur frá vöruspjaldi, annars er hægt að handslá því inn, ásamt afslætti ef við á. Hægt er að setja inn eins mörg vörunúmer og þörf er á. Þegar reikningur er klár er hann bókaður - prentaður. Reikningur sendist með þeim hætti sem valið er á skuldunautaspjaldinu, hvort hann prentist út, sendist með tölvupósti eða sendist rafrænt í gegnum skeytamiðlum.

Prentun

Þegar reikningur er bókaður þá stofnast hann undir Uppflettingar/ prentaðir reikningar. Ef reikningur er ekki kláraður strax þá geymist hann undir óprentaðir reikninga ef það er valið.

Sölumaður

Til að stofna sölumann þarf starfsmaður að vera til (Almennt/Umsjón/Starfsmenn). Í möppunni „Sölumenn“, er farið í töfluna „Sölumenn“, þar smellt á [INS ný] hnappinn eða INSERT á lyklaborðinu. Þá birtist skjámynd sem inniheldur flipann, Almennt.

Eftirfarandi atriði er nauðsynlegt að skrá fyrir hvern sölumann:

  • Númer – númer sölumanns, getur verið allt að 12 stafir, númer eða bókstafir
  • Starfsmaður – velja þarf starfsmann úr starfsmannatöflunni
  • Nafn á reikningi – nafn sem birtist á sölureikningi.

Önnur atriði eru valkvæm, svo sem að tengja birgðageymslu við sölumann, að leyfa sölumanni að breyta eindaga og tengja ákveðna verðskrá við sölumann.

Starfsmenn

Listi starfsmanna

Undir Almennt/Umsjón er tafla sem heldur utan um starfsmenn fyrirtækisins.

Sú tafla heldur utan um grunnskráningu starfsmanna. Nýr starfsmaður er stofnaður með því að smella á [INS ný] hnappinn eða INSERT á lyklaborðinu.

Skráning starfsmanna

Eftirfarandi atriði er nauðsynlegt að skrá fyrir hvern launþega:

  • Númer – einkvænt númer, oftast sama og kennitala en án bandstriks
  • Nafn – Heiti launþega
  • Kennitala – kemur sjálfkrafa inn ef númerið er kennitala
  • Á starfsmannaspjaldi er hægt að breyta stöðu launþega, hvort viðkomandi sé virkur, óvirkur eða hættur.

F5 Valmynd

F5 Valmynd er aðgerðarhnappur þar sem hægt er að nálgast ýmsar aðgerðir sem nýtast í öllum kerfum dk.

Prentun, minnisbækur, hreyfingar og upplýsingartré til að nefna nokkrar aðgerðir.

Upplýsingatré

Samandregnar upplýsingar

Upplýsingatré er aðgengilegt í öllum einingum dk, í bókhaldslyklum í fjárhag, skuldunautaspjaldi, lánardrottnaspjaldi, vöruspjaldi, verk, launþega. Upplýsingatréð getur verið mjög gagnlegt því það dregur saman hinar ýmsu upplýsingar um þann aðila, vöru, verk eða lánardrottinn sem valinn er þegar smellt er á tréð.

Upplýsingatréð er aðgengilegt í F5 valmynd hverrar einingu en einnig er hægt að nota flýtileiðina CTRL+T til að opna tréð.

Hér koma nokkur dæmi um virkni Upplýsingatrés:

  • Þegar verið er að bóka í dagbók í fjárhag og búið er að velja bókhaldslykil er hægt að smella á CTRL+T og sjá þá allar hreyfingar á völdu bókhaldstímabili á viðkomandi bókhaldslykli, skuldunaut eða lánardrottni.
  • Í sölureikningi þegar búið er að velja skuldunaut þá er hægt að smella á CTRL+Tog þá koma upp upplýsingar t.d. um hvaða vörur viðkomandi hefur keypt, afslætti, hreyfingar ofl. Sama gildir um vörunúmer þegar það hefur verið valið þá er hægt að smella á CTRL+T og fá sambærilegar upplýsingar út frá vöruspjaldi vöru.
  • Hægt er að kalla fram upplýsingatré á hverri einingu, t.d. á verki, á skuldunaut, á lánardrottni o.s.frv.

Minnisbók

Samandregnar upplýsingar

Minnisbókin er aðgengileg í öllum einingum dk, í bókhaldslyklum í fjárhag, skuldunautaspjaldi, lánardrottnaspjaldi, vöruspjaldi, verk, starfsmanni/launþega, fyrirtæki.  Hægt er að skrá upplýsingar í minnisbók og kalla þær fram þegar við á. 

Minnisbók opnast sem gluggi, og hægt er að hafa marga flipa með mismunandi upplýsingum. Minnisbókin er aðgengileg í F5 valmynd hverrar einingar en einnig er hægt að nota flýtileiðina CTRL+M til að fá fram minnisbókina.

Hér koma nokkur dæmi um virkni Minnisbókar;

  • Á skuldunautaspjaldi er hægt að smella á CTRL+M og skrá niður upplýsingar í minnisbók. 
  • Hægt er að láta minnisbókina birtast þegar sölureikningur er gerður á viðkomandi skuldunaut.
  • Ef notandi er með mörg fyrirtæki er hægt að skrá í minnisbók og láta hana birtast um leið og farið er inn í valið fyrirtæki.
  • Hægt er að skrá upplýsingar í minnisbók launþega og láta það birtast í launaútreikningi.