Persónuverndarstefna

dk hugbúnaður ehf.

Persónuverndarstefna

Helstu persónuverndarreglur dk:

Persónuupplýsingar eru unnar í samræmi við lög og á sanngjarnan hátt.

Persónuupplýsingar eru aðeins varðveittar í sérstökum skýrum og lögmætum tilgangi og þegar notkun þeirra samræmast tilgangi vinnslunnar.

Aðeins er safnað viðeigandi persónuupplýsingum og þess gætt að þær séu ekki umfram það sem nauðsynlegt telst.

Persónuupplýsingar eru ekki varðveittar lengur en nauðsyn krefur.

Þess skal gætt að Persónuupplýsingar séu ávallt nákvæmar, réttar og reglulega uppfærðar.

Afrit af persónuupplýsingum í okkar vörslu eru gerð aðgengileg viðkomandi skráðum einstaklingum að ósk þeirra í samræmi við gildandi lög á hverjum tíma.

Öryggi persónuupplýsinga er tryggt með tæknilegum- og skipulagsráðstöfunum, ráðstöfunum sem taka mið af eðli upplýsinganna og verndun á friðhelgi einkalífs.

Tilgangur vinnslu:

dk vinnur persónuupplýsingar bæði sem ábyrgðaraðili starfsmanna og sem vinnsluaðili fyrir viðskiptavini. Við vinnslu persónuupplýsinga tekur dk ávallt mið af þeim meginreglum laga sem gilda um vinnslu persónuupplýsinga.

Heimild til vinnslu:

dk vinnur persónuupplýsingar í þeim tilgangi að uppfylla samningsbundnar skyldur sínar við viðskiptavini sína eða vegna lagaskyldna sem hvíla á dk.

Persónuupplýsingar sem dk vinnur:

Sem hluti af viðskiptamannaþjónustu okkar og sem lið í að veita viðskiptavinum okkar góða þjónustu söfnum við upplýsingum um tengiliði þeirra fyrirtækja og stofnanna sem eru í viðskiptasambandi við okkur. Þessar upplýsingar eru nafn, tölvupóstfang og símanúmer.

Sem ábyrgðaraðili vinnur dk upplýsingar um starfsmenn, umsækjendur og verktaka. Vinnslan byggir á lögum og reglum, samþykki einstaklinga, samningum og lögmætum hagsmunum.

Sem vinnsluaðili vinnur dk persónuupplýsingar í samræmi við vinnslusamninga við ábyrgðaraðila í viðskiptum við dk.

dk heldur utan um tengiliðaupplýsingar viðtakenda markaðsefnis í þeim tilgangi að miðla upplýsingum til samstarfsaðila. Dk heldur utan um tengiliðaupplýsingar í gegnum skýjaþjónustu við þriðju aðila sem kallast mailchimp. Þessi þjónusta gerir dk kleift að greina hegðun þeirra tengiliða sem fá frá okkur tölvupóst í markaðslegum tilgangi. Tilgangur dk að greina þessi gögn er fyrst og fremst til að gera dk kleift að gera upplifun viðskiptavina og samtarfsaðila betri.

Viðtakendur geta hvenær sem er óskað eftir að vera fjarlægðir af þessum lista. Beiðni um slíkt skal berast personuvernd@dk.is.

Réttindi skráðra einstaklinga:

dk virðir rétt einstaklinga sem treysta fyrirtækinu fyrir persónuupplýsingum sínum og leggur því áherslu á að auðvelda skráðum einstaklinglinum að framfylgja réttindum sínum gagnvart dk með því að:

• Upplýsa um vinnslu persónuupplýsinga á skýran, skiljanlegan, gagnsæjan og aðgengilegan hátt.

• Hafa upplýsingar um tengilið fyrirtækisins aðgengilegar öllum skráðum einstaklingum.

• Þekkja og upplýsa um tilgang og lagagrundvöll vinnslu okkar.

• Þekkja og upplýsa hvar vinnsla upplýsinga fer fram.

• Þekkja og upplýsa um viðtakendur eða flokka viðtakanda persónuupplýsinga sinna.

• Þekkja og upplýsa hversu lengi persónuupplýsingar skráðra einstaklinga verða geymdar.

• Þekkja og upplýsa um réttindi skráðra einstaklinga þ.e. rétt til aðgangs, leiðréttingu, flutnings og réttinn til að gleymast.

• Veita afrit af persónuupplýsingum á formi sem hentar til gagnaflutnings.

• Gera skráðum einstaklingum kleift að afturkalla samþykki til vinnslu hvenær sem er.

• Þekkja og upplýsa hvenær skráðum einstaklingum ber lagaleg skylda til að veita okkur persónuupplýsingar.

• Upplýsa skráða einstaklinga ef notuð er sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga.

• Auðvelda skráðum einstaklingum að leita réttar síns með því að veita allar nauðsynlegar upplýsingar til eftirlitsstofnunar.

Miðlun persónuupplýsinga:

dk mun ekki miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila nema að eftirfarandi uppfylltum skilyrðum:

• Fyrir liggi upplýst samþykki frá skráðum einstaklingi

• dk sé það skylt samkvæmt lögum

• dk sé gert skylt að afhenda persónuupplýsingar samkvæmt dómsúrskurði. Í öllum tilfellum verður öryggi upplýsinganna tryggt og þess gætt að miðlun fari eftir ákvæðum laga hverju sinni.

Varðveisla persónuupplýsinga:

dk varðveitir persónuupplýsingar starfsmanna sem ábyrgðaraðili á meðan ráðningarsamningur við einstakling er í gildi og í samræmi við önnur lög í landinu sem gera ráð fyrir varðveislu persónuupplýsinga starfsmanna.

dk varðveitir persónuupplýsingar sem vinnsluaðili eins lengi og vinnslusamningar kveða á um og í samræmi við lög eru gilda um hverja vinnslu fyrir sig.

dk gætir meðalhófs við öflun persónuupplýsinga og gætir þess að varðveita aldrei persónuupplýsingar lengur en þörf er á í samræmi við tilgang vinnslunnar.

dk áskilur sér rétt til varðveislu upplýsinga eftir að samningssambandi lýkur ef dk telur að um lögmæta hagsmuni sé ræða t.d. ef til þess kemur að fyrirtækið telji sig þurfa að leggja fram réttarkröfu eða verða við kröfu.

Öryggi persónuupplýsinga:

dk leggur mikla áherslu á öryggi við vinnslu persónuupplýsinga og hefur í því augnamiði innleitt skipulags- og tæknilegar öryggisráðstafanir sem tryggja trúnað, réttleika og tiltækileika gagna og kerfa.

Ennfremur leggur dk ríka áherslu á upplýsinga- og gagnaöryggisvernd með því að tryggja vitund starfsmanna fyrir öryggi gagna. Allir starfsmenn dk fá þjálfun í upplýsingaöryggi og undirgangast, við upphaf starfs síns, persónuverndarstefnu dk, upplýsinga- og gagnaverndarstefnu ásamt því að undirrita trúnaðar og þagnareið.

Ef upp kemur öryggisbrot þar sem möguleiki er að persónuupplýsingar hafi komist í hendur óviðkomandi aðila eru slík brot meðhöndluð samkvæmt 27. gr laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Vefkökur:

dk notar vefkökur til bjóða þeim einstaklingum sem heimsækja vefsíðu okkar betri reynslu af því að vafra um netið, greina umferð á vefsetur auðkenna innihald og þjóna markvissum auglýsingum. Einstaklingar geta lesið um hvernig dk notar vefkökur og hvernig þeim er stjórnað með því að skoða tengil hér. Með því að ýta á samþykki og með því að nota áfram þetta vefsetur, samþykkir þú notkun okkar á vefkökum.

dk hugbúnaður ehf.

Data Protection Policy

dk’s main data protection rules:

Personal data is processed fairly and in accordance with the law.

Personal data is only retained for explicit and legitimate purposes and when its use is consistent with the reason for processing.

Only relevant personal data is collected and care is taken to ensure that no more data is collected than is necessary.

Personal data is retained for no longer than necessary.

Care is taken to ensure that personal data is always accurate, correct and regularly updated.

Copies of personal data in our possession are made available to the individuals in question at their request in accordance with the laws that apply at any given time.

The security of personal data is ensured by means of technical and organisational measures that take into account the nature of the information and the protection of privacy.

Purpose of processing:

dk processes personal data both as a party responsible for employees and as a processor for customers. When processing personal data, dk always takes into account the legal principles governing the processing of personal data.

Authorisation for processing:

dk processes personal data for the purpose of fulfilling its contractual obligations to its customers or for legal obligations.

Personal data processed by dk:

As part of our customer service and as an aspect of providing a quality service to our customers, we collect information about the contacts of the companies and organisations with whom we have a business relationship. This information includes name, email address and phone number.

As the responsible party, dk processes information about employees, applicants and contractors. The processing is based on law and regulations, individual consent, contracts and legitimate interests.

As a processor, dk processes personal data in accordance with processing agreements with the responsible party in business with dk.

dk manages the contact information of recipients of marketing materials for the purpose of communicating information to partners. dk manages contact information through a third-party cloud service called Mailchimp. This service allows dk to analyse the behaviour of those contacts who receive emails from us for marketing purposes. dk’s reason for analysing this data is primarily to enable dk to improve the experience of its customers and partners.

Recipients can request to be removed from this list at any time. Requests for removal must be sent to personuvernd@dk.is.

Rights of data subjects:

dk respects the rights of individuals who entrust the company with their personal data and therefore prioritises enabling the data subject to act on their rights vis-à-vis dk by:

• Informing them about the processing of personal data in a clear, comprehensible, transparent and accessible manner.

• Making the company’s contact information accessible to all data subjects.

• Identifying and disclosing the purpose and legal basis of our processing.

• Identifying and disclosing where information processing takes place.

• Identifying and providing information to recipients or categories of recipients regarding their personal data.

• Identifying and providing information on how long data subjects’ personal data will be retained.

• Identifying and providing information about the rights of data subjects, i.e. right of access, correction, transfer and the right to be forgotten.

• Providing copies of personal data in a form suitable for data transfer.

• Enabling data subjects to withdraw consent for processing at any time.

• Identifying and providing information about when data subjects are legally obligated to provide us with their personal data.

• Informing data subjects if automated decision-making is used in the processing of personal data.

• Making it easier for data subjects to exercise their rights by providing all necessary information to the regulatory authority.

Disclosure of personal data:

dk will not disclose personal data to third parties unless the following conditions are met:

• The data subject has provided informed consent

• dk is legally obligated to do so

• dk is required to disclose personal data by court order. In all cases, the security of the information will be ensured and disclosure will be governed by the provisions of law at any given time.

Retention of personal data:

As a responsible party, dk stores employees’ personal data for the duration of the individual’s employment contract and in accordance with other national laws providing for the retention of employees’ personal data.

dk retains personal data as a processor for as long as provided by the processing agreements in place and in accordance with the applicable laws for each individual processing.

dk is prudent in the collection of personal data and takes care never to retain personal data for longer than is necessary in accordance with the purposes of the processing.

dk reserves the right to retain data after the termination of the contractual relationship if dk considers that there is a legitimate interest, e.g. in the event that the company finds reason to bring or comply with a legal claim.

Personal data security:

dk places great emphasis on security in the processing of personal data and to this end has implemented organisational and technical security measures that ensure the confidentiality, correctness and availability of data and systems.

Furthermore, dk strongly emphasises information and data security protection by ensuring employee awareness of data security. All dk employees receive information security training and, at the start of their employment, agree to follow dk’s privacy policy and information and data protection policy. They also sign a confidentiality and non-disclosure agreement.

In the event of a security breach in which personal data is possibly leaked by unauthorised parties, such breaches are handled in accordance with Article 27 of the Act on Data Protection and the Processing of Personal Data.

Cookies:

dk uses cookies to offer individuals who visit our website a better experience browsing the web. They are also used for analysing website traffic, identifying content and offering targeted ads. Information about how dk uses and manages cookies can be found at this link. By clicking accept and by continuing to use this website, you agree to our use of cookies.