Í síbreytilegu rekstrarumhverfi skiptir sköpum að fyrirtæki séu sveigjanleg, skilvirk og tilbúin að mæta nýjum kröfum í takt við markaðinn.  Rafrænar lausnir í bókhaldi og fjármálum hjálpa íslenskum fyrirtækjum að spara tíma, lækka kostnað og bæta yfirsýn yfir reksturinn, ásamt því að tryggja öryggi gagna, minnka pappírsnotkun og styðja við sjálfbærari og nútímalegri rekstur. 

1. Tímasparnaður í rekstri 

Rafrænar lausnir draga úr handavinnu með sjálfvirkum ferlum. Með dk One (smáforrit og veflausn) er t.d. hægt að taka mynd af kvittunum og reikningum í símanum og kerfið skráir kostnaðinn sjálfkrafa á réttan bókhaldslykil. Sambærilegar lausnir fyrir rafræna reikninga tryggja að upplýsingar skila sér hratt milli kerfa og villuhætta minnkar. Sem dæmi tekur meðhöndlun rafrænna reikninga að meðaltali þrjá daga en meðhöndlun pappírsreikninga tekur að meðaltali 15 daga. Lausnir sem þessar spara verulegan tíma í daglegum rekstri ásamt því að fjárstreymi verður skilvirkara. 

2. Minni pappírsvinna og umhverfisvænn rekstur 

Rafrænar lausnir draga úr notkun pappírs og skila fyrirtækjum umhverfisvænni rekstri. Með rafrænum reikningum minnkar prentun, póstsendingar og skjalageymsla – allt fer fram í rafrænu skeytaformi (XML). Þetta leiðir til umtalsverðs sparnaðar á kostnaði, kolefnisspori og geymsluplássi. Þar að auki verða öll gögn aðgengileg í stafrænu umhverfi sem einfaldar gagnaleit og eykur skilvirkni. 

3. Betri yfirsýn og aðgengi að gögnum 

Rafrænar lausnir bjóða upp á rauntímayfirsýn yfir alla rekstrarþætti. Með dk One mælaborði er hægt að skoða lykiltölur, raunstöðu og skýrslur hvar og hvenær sem er. Þá eru öll mikilvæg gögn geymd í skýjalausnum sem auðvelda aðgengi og veita skýra og samfellda yfirsýn yfir reksturinn. Notendur geta skoðað fjármál, sölutölur, stöðu birgða og viðskiptaupplýsingar á einum stað – án þess að þurfa að leita í mörgum kerfum eða skjölum. Þetta eykur skilvirkni í ákvarðanatöku og stuðlar að betra utanumhaldi um reksturinn. 

4. Öruggari rekstur með betri gagnavernd 

Rafrænar lausnir tryggja að viðkvæm gögn séu geymd á öruggan og áreiðanlegan hátt. dk notar dulkóðun, sjálfvirka afritun og reglulegar öryggisuppfærslur til að verja gögn notenda sinna. Allar lausnir eru hýstar á Íslandi, sem þýðir að þau lúta íslenskum lögum og reglugerðum og eru varin fyrir hugsanlegum truflunum erlendis.

Rafræn hýsing gagna kemur einnig í veg fyrir óörugga geymslu pappírsskjala í skjalaskápum og tryggir að gögn glatist ekki eða séu óaðgengileg við flutninga eða náttúruhamfarir. Hýsing á netþjónum með öflugum varnarbúnaði og aðgangsstýringum veitir fyrirtækjum mikið öryggi og friðhelgi yfir sínum eigin rekstrargögnum. 

5. Aukin skilvirkni og sjálfvirknivæðing 

Rafrænar lausnir taka við endurteknum aðgerðum sem áður voru unnar handvirkt og einfalda vinnuna. Sem dæmi uppfærast vefverslunarbirgðir sjálfkrafa birgðakerfi í dk. Einnig má rekja greiðslur og kaupendur, sem og að skýrslur uppfærast sjálfkrafa inn í bókhaldskerfinu, sem eykur skilvirkni verulega. 

Sjálfvirknivæðing minnkar líkurnar á mistökum og tryggir að upplýsingar séu réttar og áreiðanlegar. Með því að láta kerfið sjá um að skrá, uppfæra og tengja gögn í rauntíma, getur starfsfólk einbeitt sér að öðrum verkefnum og þjónustu við viðskiptavini. 

6. Einföldun á launavinnslu 

Rafrænar launaskrár og sjálfvirkar skilagreinar draga mjög úr flækjustigi launavinnslu. dk launakerfið sækir upplýsingar frá stimpilklukku, reiknar út réttar vinnustundir, sendir launaseðlana í birtingakerfi banka og sér um rafrænar greiðslur úr bankanum. Þetta einfaldar ferlið, tryggir nákvæmni og styður einnig við jafnlaunavottun með sérhæfðri jafnlaunagreiningu og skýrslugerð í samræmi við kröfur laga og staðla. 

Auk þess heldur kerfið utan um allar skilagreinar og skilar þeim sjálfkrafa til viðeigandi stofnana. Með þessu minnkar álag á mannauðsteymi og hægt er að ljúka flóknu launaferli á örfáum mínútum. Nákvæmni, hraði og rekjanleiki verður meiri og öll skráning fer fram á einum stað. 

7. Samþætting við önnur kerfi 

Rafrænar lausnir frá dk samþættast vel við önnur kerfi – t.d. lánardrottna-, innkaupa-, birgða- og verkbókhaldskerfi. Með samþættingu verður gagnaflutningur sjálfvirkur og öruggur, sem tryggir samfellu í rekstri, dregur úr tvíverknaði og eykur nákvæmni. 

Þegar kerfin tala saman fer minna fyrir handvirkri skráningu og villuhætta minnkar. Þetta einfaldar einnig skýrslugerð, þar sem allar upplýsingar eru uppfærðar í rauntíma og hægt er að tengja saman gögn úr mismunandi einingum – hvort sem er í bókhaldi, launum eða rekstri. 

8. Lækkaður rekstrarkostnaður 

Rafrænar lausnir draga verulega úr rekstrarkostnaði með því að minnka handavinnu, prentun og geymsluþörf. Með sjálfvirkri vinnslu bókhalds og færslna getur fyrirtæki minnkað tímasóun og minnkað áhættu á dýrum villum. 

Innleiðing rafrænna reikninga hefur til dæmis sýnt fram á allt að 80% hagræðingu í reikningavinnslu, þar sem öll afgreiðsla og skráning fer fram með öruggum og sjálfvirkum hætti. Þetta skilar sér í lægri kostnaði, betri nýtingu mannauðs og auknum rekstrarhagnaði. 

Auk þess sparast beinn kostnaður við pappír, blek, póstsendingar og geymslurými – sem samanlagt getur numið verulegum fjárhæðum yfir árið. 

9. Einfalt og þægilegt aðgengi fyrir fagaðila  

Fagaðilar (bókarar, endurskoðendur o.fl.) fá aðgang að rauntímagögnum og lykiltölum rekstursins í gegnum dk One eða bókhaldskerfið sjálft. Þetta eykur nákvæmni og dregur úr töfum sem annars gætu skapast við gagnaafhendingu í gegnum tölvupóst eða skjöl. 

Með beinum aðgangi að kerfinu geta fagaðilar sinnt sínum verkum á skilvirkari hátt, hvort sem um er að ræða daglega yfirferð eða umfangsmikil verkefni eins og ársuppgjör og skattskil. Þetta tryggir betri samvinnu milli fyrirtækis og ráðgjafa og dregur úr óvissu í fjármálastjórn. 

10. Minni villuhætta 

Villuhætta minnkar verulega með sjálfvirkum innflutningi gagna og kerfið bendir á möguleg misræmi. Rafrænar lausnir byggja á stöðluðum rafrænum skeytum og forstilltum ferlum sem tryggja að upplýsingar séu rétt skráðar og flokkaðar frá upphafi. 

Kerfið framkvæmir sjálfvirkar villuprófanir og veitir notendum viðvaranir ef einhver atriði vantar, eru röng eða ósamræmi kemur upp. Þetta eykur gæði gagna, minnkar líkur á bókhaldsmistökum og stuðlar að betri niðurstöðu í uppgjöri og skýrslugerð. Með minni villuhættu fylgir einnig lægri áhætta á seinkun, leiðréttingum og óvæntum kostnaði. 

Hvernig getur þitt fyrirtæki nýtt rafrænar lausnir? 

Heimurinn þróast hratt og það gerir reksturinn líka. Með öruggum, skilvirkum og nútímalegum rafrænum lausnum frá dk geturðu einfaldað ferla og aukið yfirsýn. dk býður upp á sérhæfðar lausnir innan bókhalds-, verkbókhalds- og viðskiptakerfa sem nýtast fyrirtækjum af öllum stærðum og í ýmsum atvinnugreinum. Með aðgengilegum uppsetningum, kerfiseiningum sem samkeyra upplýsingar og sjálfvirkum ferlum getur þú innleitt rafrænar lausnir hratt og örugglega. 

Hvort sem þú vilt spara tíma í daglegum rekstri, bæta yfirsýn yfir fjármál eða draga úr rekstrarkostnaði með sjálfvirkum lausnum, þá geta rafrænar lausnir frá dk stutt við þitt fyrirtæki. Þær henta jafnt litlum fyrirtækjum sem vilja einfalda reikningavinnslu og stærri fyrirtækjum sem þurfa samþættingu við önnur kerfi og öflugt yfirlit yfir reksturinn. 

Næstu skref: 

• Veldu lausn sem hentar þínum rekstri, bókhald, verkbókhald, rafrænir reikningar, laun, eða verkstæði. 
• Hafðu samband við dk til að setja upp og virkja lausnina, þar með talið skeytamiðlun fyrir rafræna reikninga (Unimaze). 
• Taktu þátt í ókeypis námskeiðum sem dk býður upp á, til að tryggja að þú fáir sem mest út úr kerfunum. 

Hafðu samband við söludeild okkar, sala@dk.is, og fáðu upplýsingar um hvernig tæknin getur unnið fyrir þinn rekstur.