Samþykktarkerfi

Flestir sem komið hafa að rekstri fyrirtækja þekkja vandræðin þegar enginn veit hvar reikningur er staddur í fyrirtækinu, hver hafi skrifað upp á hann, hvort hann sé greiddur, tvígreiddur eða rangfærður. Samþykktarkerfið minnkar hættuna á slíkum vandamálum með því að halda utan um alla reikninga sem koma inn og gerir viðkomandi aðilum kleift að rekja stöðu þeirra á hverjum tíma.

Reikningar skráðir inn
Þegar reikningur berst er hann strax skráður inn í lánardrottnakerfið í vinnslunni Skrá reikninga með lágmarksupplýsingum og geymdur í möppu, það þýðir að reikningar fara því ekki á flakk. Sá sem skráir reikninga þarf ekki að vera sérfræðingur í bókhaldi, hann þarf aðeins að skrá númer lánardrottins, dagsetningu reiknings, númer reiknings og upphæð hans.


veldu mynd til að stækka

Aðgengilegar upplýsingar
Þegar upphafsskráningu er lokið má strax sjá upplýsingar í upplýsingatré viðkomandi lánardrottins. Í upplýsingatrénu má því alltaf sjá þær upphæðir sem liggja í óbókuðum og ósamþykktum reikningum.
Skoða má ósamþykkta reikninga út frá því hver er með þá til samþykktar, bæði á skjá og útprentað á pappír með því að velja frá [F5] - Prenta samþykktarblað eða [F5] - Prenta yfirlit yfir skráða reikninga.

Skönnun reikninga
Við skráningu reiknings er mögulegt að skanna mynd af honum inn í kerfið. Þá er hægt að skoða fylgiskjalið án þess að leita að því í möppu. Skönnuð mynd er tengd við reikninginn með því að velja frá [F5] – Fylgiskjal> Tengja. Myndina má síðan alltaf skoða með því að velja frá [F5] – Fylgiskjal> Skoða.

Reikningar sendir og samþykktir
Eftir skráningu er reikningur sendur áfram til samþykktar í fyrirtækinu eftir því sem vinnureglur gera ráð fyrir. Sá aðili sem samþykkir reikninga sér aðeins sína reikninga. Notendur þurfa því ekki að leita að þeim reikningum sem þeim ber að samþykkja. Einnig er hægt að prenta út samþykktarblað til samþykktaraðila þar sem þeir geta merkt við þá reikninga sem þeir samþykkja og skilað því síðan til baka.


Helstu kostir:

• Notendur eru fljótir að tileinka sér notkun vinnslanna
• Hægt er að skoða gögn út frá mörgum mismunandi sjónarhornum
• Auðvelt að sjá þróun lykilstærða fyrir hverja sölu
• Minni þörf fyrir skýrslugerð
• Ekki er þörf á langri og erfiðri uppsetningarvinnu með tilheyrandi tilraunum og prófunum